Die rechte Hand des Chefs, und manchmal auch die linke: die Sekretärin

Es gibt verschiedene Einsatzbereiche für Sekretärinnen, und der Gehaltsvergleich ist natürlich davon abhängig, wo sie eingesetzt ist. Die höchste Position der Sekretärin ist die der Vorstandssekretärin – sie kümmert sich um alle Belange des Vorstandes. Die Sekretärin der Geschäftsführung hat in der Regel die gleichen Aufgaben, nur eben für den Geschäftsführer. Die Abteilungssekretärin kümmert sich um alle Belange der Abteilung, in der sie eingesetzt ist, und ist dem Abteilungsleiter direkt unterstellt. Sekretärinnen sind jedoch ebenso in der öffentlichen Verwaltung auf Behörden eingesetzt.

Die hauptsächlichen Aufgaben der Sekretärin bestehen daraus, die Termine zu koordinieren, Seminare, Konferenzen und Sitzungen vorzubereiten und persönlich zu betreuen, oder eine Betreuung zu koordinieren. Die Sekretärin führt Protokoll während Konferenzen und Sitzungen und schreibt dann eine ordentliche Niederschrift. Weitere Tätigkeiten sind Hotelbuchungen, Flügen oder Bahnreisen für Geschäftsreisen Ihres Vorgesetzten. Die Sekretärin organisiert und verwaltet den anfallenden Schriftverkehr. Neben einer abgeschlossenen Ausbildung in einem kaufmännischen Beruf wird in der Regel, je höher die Position angesiedelt ist, auch Berufserfahrung erwartet. Spezielle Kenntnisse sind unabdingbar. In der Regel ist fließendes Business-Englisch in Wort und Schrift eine der wichtigsten Voraussetzungen, aber auch betriebliche Software-Kenntnisse werden erwartet. In der Regel ist dies das MS-Office-Paket. Kenntnisse der Branche werden vorausgesetzt, ebenso wie die berufsspezifischen Rechtsgrundlagen und IT-Grundkenntnisse. Know-How im Travelmanagement, sowie in der Organisation von Meetings und Messen werden erwartet.

Sekretärin ist an sich kein Ausbildungsberuf. In der Regel kann man sich mit einer abgeschlossenen, kaufmännischen Ausbildung auf die Position der Sekretärin bewerben. Positiv ist, wenn eine Weiterbildung zur Sekretärin absolviert wurde, dies ist ein mehrmonatiger Ausbildungsgang, der auf die speziellen Tätigkeiten der Sekretärin vorbereitet und in der Regel mit der Prüfung vor der IHK endet.

Für einen Gehaltsvergleich für den Beruf der Sekretärin muss man wissen, dass das Gehalt stark variieren kann. Eine Assistentin oder Sekretärin in der Chefetage verdient erheblich mehr als eine einfache Abteilungssekretärin oder Schreibkraft. Die Höhe des Gehalts hängt ebenso vom Standort ab, denn es gibt große, regionale Unterschiede. In den Großstädten ist der Beruf immer besser bezahlt als in einer ländlichen Gegend, aber selbst in den Großstädten variiert das Durchschnittsgehalt stark. In Frankfurt am Main, Düsseldorf und München ist das höchste Gehalt zu erwarten. Ausschlaggebend für den Gehaltsvergleich ist allerdings auch die Branche. Im Einzelhandel oder im Versandhandel ist ein geringeres Einkommen zu erwarten als im Finanzdienstleistungsbereich.